Vad är en kongress?
En kongress kan säga skilja sig mot en vanlig konferens dels för att det normalt är fler deltagare men per definition så är det en uppdragsgivare, ni som kund och ett stort antal individuella deltagare som alla ska faktureras individuellt. Normalt vid en konferens är det bara en fakturamottagare! Alla dessa har olika önskemål runt kongressen, boendet, resor, allergier och som samtliga ska ha en individuell faktura och alla har ett par olika frågor som måste besvaras innan gästens ankomst! Detta ställer stora krav på att rätt part gör vad de är duktiga på och har bra system för att hantera ett otroligt stort informationsflöde.
Metodik
Metodiken vid att planera och boka en kongress är lång och omfattande. Viktigt är att ta hjälp av KonfAktiv mycket tidigt i planeringsprocessen då vi kan bidra utifrån vår erfarenhet med mycket praktiska tips och råd samt mycket stor avlastning för er. Vår strävan är aldrig att göra allt! Vi kan göra det men bäst fungerar det om arbetsgrupper bildas med oss och er personal! Ni som uppdragsgivare kan då fokusera på innehållet!
KonfAktiv lämnar offert utan kostnad. Kostnader blir det först om vi ska arbeta på löpande tid eller om vårt anmälnings-, betalnings och registreringssystem ska användas. Det är ju några saker som måste uppfyllas för kunna påbörja planeringen av en kongress. Bland annat tillgång till kongresslokaler, logitillgång och transporter till kongressorten. Vi har mycket goda relationer med exempelvis flygbolagen. Vi ser till att ni som kund får ett direktavtal med flygbolagen. Med detta kan gästerna enkelt boka och slipper resebyråernas höga arvoden! Dessutom är vi van denna metodik och ser till att alla dessa grundförutsättningar uppfylles!
Våra kongresstjänster
Vi har idag ett heltäckande utbud avseende kongresstjänsterna. Bland de mest efterfrågade:
– Projektledning.
– Kongressverktyg, det är vår mest efterfrågade tjänst. TOTAL-administrativ kontroll, superenkelt.
– Abstracthantering, webbaserad.
– Dokumentering.
– Registreringstjänster med namnskyltar.
– Sociala program och technical visits.
– Fakturering.
– Sponsring, riskhantering och utställartjänster.
– Web-sidor
– Flygavtal, låt oss hjälpa er med direkta flygavtal. Vi tar inget betalt för detta. Ni får direktrabatter till gästerna.
Listan kan göras lång och vi har en lista som vi gärna går igenom med er innan arbetet sätter igång. Ni får också exakta kostnader för vad varje del kostar att köpa från oss. Denna lista är ett otroligt stöd i att göra rätt saker vid rätt tidpunkt och vi får också en arbetsfördelning som tydligt visar vad ni vill göra själva och vad vi ska göra åt er!
